Oficina Técnica: De la Ejecución a la Estrategia

Más allá de la Documentación y el Control

Históricamente, la Oficina Técnica (OT) ha sido vista como un área de soporte dentro de las obras de construcción, encargada de gestionar documentación, realizar cálculos y garantizar el cumplimiento de planos y normativas. Su éxito ha sido medido en función de la precisión técnica y la capacidad de controlar procesos establecidos.

Sin embargo, en un mundo donde la construcción enfrenta desafíos cada vez más complejos—como la incertidumbre en los costos, la escasez de recursos y la necesidad de innovación tecnológica—el rol de la Oficina Técnica debe evolucionar. Ya no basta con ser un departamento de control y ejecución; la OT debe convertirse en un actor estratégico que contribuya activamente a la toma de decisiones y optimización del proyecto.

Así como el Administrador de Obra está dando paso al Gerente de Obra, la Oficina Técnica debe transformarse de un equipo operativo a una unidad de inteligencia y estrategia dentro del proyecto.

 

La Diferencia Fundamental: Control vs. Estrategia

Tradicionalmente, la OT ha sido la garante de la certeza en obra: revisa planos, verifica mediciones y resuelve dudas técnicas. Pero esta visión estática limita su potencial. Para que la OT sea realmente efectiva, debe actuar desde el contexto y no solo desde el control.

 

Un modelo tradicional de Oficina Técnica se basa en la certeza:

- Revisar documentación contractual y planos aprobados.

- Medir avances físicos y hacer reportes de cumplimiento.

- Emitir RDI (Requerimiento de Información) cuando hay dudas sobre especificaciones.

 

Pero un modelo estratégico de Oficina Técnica se basa en el contexto:

- Anticipar problemas antes de que afecten la obra.

- Analizar patrones de ineficiencia y proponer mejoras.

- Actuar como un nexo entre la planificación y la ejecución, interpretando datos y optimizando recursos.

 

Ejemplo: Un problema mal definido es un problema mal resuelto:

Supongamos que en una obra se están registrando sobrecostos debido a un alto consumo de acero.

Un modelo tradicional de OT revisará cantidades de obra, identificará desvíos y emitirá informes detallando los excesos.

Un modelo estratégico de OT, en cambio, analizará el contexto y podría descubrir que el problema no es un error en los planos, sino una mala planificación del suministro de acero, lo que ha obligado a comprar lotes en pequeñas cantidades a precios más altos.

Si solo se optimiza la ejecución sin cuestionar la causa del problema, se seguirán tomando decisiones ineficientes.

 

Cómo Desarrollar una Oficina Técnica Estratégica

Para hacer esta transición, es necesario cambiar la manera en que entendemos el rol de la OT. A continuación, tres marcos conceptuales clave que pueden ayudar a estructurar este pensamiento estratégico:

 

1. Capacidad de Contextos: No Recibir Problemas, sino Inventarlos.

En el ámbito de la Organización del Trabajo (OT), no se trata únicamente de reaccionar ante los problemas técnicos cuando surgen, sino de anticiparse a ellos mediante una comprensión profunda del entorno. Esto implica interpretar activamente la realidad laboral, identificando patrones, tendencias y posibles desafíos antes de que se conviertan en obstáculos evidentes. En lugar de limitarse a solucionar dificultades inmediatas, es clave reformularlas desde su origen, cuestionando su naturaleza y explorando nuevas formas de abordarlas.

Ejemplo:

Una OT tradicional puede reportar que una obra está atrasada porque las partidas de hormigón no se están ejecutando en el tiempo programado.

Una OT estratégica investigará y descubrirá que el problema no es la velocidad del hormigonado, sino la falta de coordinación con los proveedores de encofrados, lo que genera esperas innecesarias y desincronización en los ciclos de producción.

Mientras una OT tradicional se enfoca en resolver lo evidente (pedir que se aceleren los trabajos), una OT estratégica reformula el problema y encuentra soluciones más efectivas (revisar la programación de suministro).

 

2. Capacidad Ejecutiva: Qué Cambiar, A Qué Cambiar y Cómo Provocar el Cambio.

En la gestión de proyectos y empresas, una de las funciones clave de un ejecutivo es identificar áreas de mejora y aplicar estrategias para optimizar el desempeño. Para ello, es fundamental responder tres preguntas esenciales:

·         ¿Qué cambiar? Identificar los problemas o limitaciones que afectan el rendimiento o la eficiencia dentro de la organización.

·         ¿A qué cambiar? Definir la solución o el estado ideal que se quiere alcanzar, asegurándose de que sea viable y beneficioso para el negocio.

·         ¿Cómo provocar el cambio? Establecer un plan de acción con estrategias concretas para implementar la transformación de manera efectiva y sostenible.

Para una OT, esto significa no limitarse a señalar desviaciones, sino proponer soluciones estratégicas con un enfoque integral. Ejemplo:  Si se detecta un sobreconsumo de materiales, una OT tradicional verificará cantidades y propondrá mejorar el control en terreno.  Una OT estratégica, en cambio, analizará el contexto y podría descubrir que la raíz del problema es un mal dimensionamiento del personal de bodega, lo que provoca errores en la entrega de materiales y desperdicio por mala manipulación. Aquí, la diferencia es clave: mientras una OT tradicional corrige los efectos, una OT estratégica actúa sobre la causa raíz. 3. Pensamiento de Sistemas: No Ver Problemas Aislados, Sino Redes de Relaciones. En la gestión de proyectos, los problemas no deben abordarse como eventos aislados, sino como parte de un sistema interconectado donde cada decisión y acción influye en múltiples aspectos del proyecto.

Para la OT, esto implica ir más allá de resolver dudas técnicas o calcular cantidades. Es fundamental analizar cómo su gestión afecta el desarrollo del proyecto en su conjunto, considerando la interacción entre recursos, plazos, costos y la comunicación entre los diferentes equipos. Adoptar esta perspectiva permite anticipar problemas, optimizar procesos y tomar decisiones más estratégicas para el éxito del proyecto.

Ejemplo:  Si un proveedor está retrasando la entrega de materiales, una OT tradicional solo registrará la demora y buscará exigir cumplimiento.  Una OT estratégica analizará cómo la falta de coordinación con compras, logística y programación está afectando la cadena de suministro, proponiendo soluciones integradas, como establecer contratos de abastecimiento con entrega programada o mejorar la planificación de pedidos. Conclusión: De Oficina Técnica a Inteligencia Técnica El futuro de la Oficina Técnica en la construcción no está en el control de datos, sino en la interpretación estratégica de la información.  Para ello, es clave que los profesionales de OT desarrollen habilidades en:

- Análisis crítico para cuestionar problemas antes de resolverlos.

- Gestión del cambio para implementar soluciones que realmente impacten en la obra.

- Pensamiento sistémico para entender las interrelaciones dentro del proyecto.

Pasar de una Oficina Técnica operativa a una Oficina Técnica estratégica es la clave para una construcción más eficiente, innovadora y adaptable a los nuevos desafíos.

En ConProjecto estamos comprometido con este cambio por lo que entregamos una herramienta para que las OT puedan interpretar la información estratégica mente.